Один из крупных ритейлеров в Чувашии существенно перерос свою IT-инфраструктуру собственной разработки, что в конечном итоге привело к существенным упущенным деловым возможностям. Полное обновление всей информационной системы открыло перед компанией многомилионные возможности в экономии на масштабе, сокращении операционных издержек, упрощении бизнес-процессов и повышении прибыли.
Но большие проекты в сфере ИТ всегда крайне рисковые. И когда очень критические проекты в сфере ИТ затрагивают работу почти 30 точек в разных муниципалитетах и регионах, риски увеличиваются в разы.
Данный ритейлер испытал классические проблемы перерастания его базовых операционных систем. Его устаревшие логистические системы больше не соответствовали международным стандартам и существенно отставали от общей отраслевой практики. Системы прогнозирования устарели, оформление заказов было крайне трудоёмким, а система аналитики практически отсутствовала или осуществлялась вручную при непосредственном участии нескольких сотрудников. Общий операционный учёт был трудоемким, выполнялся посредством электронных таблиц, которые сделали компанию крайне неповоротливой и более подверженной техническим ошибкам. Некоторые филиалы и отделы саморучно соорудили обходные решения к этим проблемам, но их было трудно идентифицировать, технически поддерживать, и распространить к другим филиалам с подобными проблемами. Размер полной организации — центр дистрибуции и три десятка розничных торговых точек — подразумевали под собой, что были огромные возможности технического улучшения. Но данное улучшение существенно тормозилось общей тяжёлой экономической ситуаций, отсутствием денежных средств на покупку лицензий на программные продукты и обновление операционных систем.
Крупномасштабное изменение ИТ-инфраструктуры не даст должного эффекта, если не будут соблюдены следующие условия:
Непосредственное участие Центра информационных технологий в проекте включало в себя целый комплекс технических и управленческих задач: изменение структуры менеджмента и маркетинга, переговоры с поставщиками компьютерной техники и программного обеспечения, техническое внедрение новой ИТ-инфраструктуры.
Обычный подход по внедрению проекта включал в себя стандартизацию бизнес-процессов, приоритизацию проекта, редизайн процессов, системы аналитики, отчётности и маркетинга, а также смены парадигмы общей ИТ-инфраструктуры. Наша работа также включала в себя этапы организационной модернизации, выбора поставщиков, подбор подходящих решений по операционному учёту и разработку общей системы аналитики, плана массового выпуска новой продукции и внедрение дисконтной системы. Мы также взали на себя часть управленческих функций: управление кадрами, анализ рисков, отслеживание преимуществ, маркетинговые функции и обучение персонала. При разработке проекта учитывались несколько критичных пунктов: региональные особенности каждой точки и её автономия от центра, а также общая ограниченность бюджета. В конечном итоге было принято решение отказаться от коммерческих программных продуктов и идти по пути внедрения систем с открытым исходным кодом. В качестве операционной системы была выбрана ОС Ubuntu Linux 14.04, в качестве CRM - Vtiger CRM, а для управления производством - UniCenta.
Проект позволил организации сэкономить порядка 5 млн руб. ежегодно в результате сокращения материально-технических ресурсов, более сегментированного подхода к прогнозированию и сокращения числа необходимых уценок. (Многолетняя экономия на основе чистой приведённой стоимости была бы выше.) Дополнительная экономия была получена благодаря получению льготных условий со стороны поставщика, экономии на программном обеспечении и меньшего количества обходных путей для конкретных задач.
Кроме того, мы положили начало будущему развитию организации, заменив запутывающие и плохо задокументированные процессы системы поставок и рекомендовав к внедрению современную систему, ориентированную на клиентов, обеспечив тем самым больше гибкости. И потому что проект велся клиентами, разработка и сохранение знаний с IT-компанией была дополнительной выгодой.
Таким образом, общая смена системы маркетинга на клиентоориентированность с внедрением системы лояльности, организация полной автоматизации бизнес-процессов, обновление всей ИТ-инфраструктуры компании позволило нашим клиентам получить ежегодную экономию в размере 5 млн руб.
