Современная система делопроизводства немыслима без встроенных средств маркировки и идентификации документов, которые позволяют защищать документы от подделки и подтверждают их действительность. Как правило, на основании реквизитов документа формируется контрольная информация в цифровой форме, контрольная информация преобразуется в штриховой код и штриховой код наносится на бумажный носитель документа.
Легитимность документа, исполненного на бумажном носителе, проверяется с помощью технических средств путём считывания штрихового кода, преобразования его в цифровую форму и сравнения полученных данных с информацией о документе, хранимой в системе делопроизводства.
Сегодня штрихкодами никого не удивишь: они успешно используются для маркировки готовой продукции, для кодирования информации о весе/цене товара и в сотнях других решений. Однако в штрихкодировании (а особенно при использовании штрихкодов в работе с электронно-бумажными документами) есть свои тонкости и нюансы.
Штрихкод — понятие очень ёмкое и включает различные способы визуального кодирования информации в виде набора рисок-штрихов. Широко распространенные в настоящее время штрихкоды, во-первых, двухцветные (черные линии на белом фоне), а во-вторых, делятся на линейные (1D) и двумерные (2D). В каждой из подгрупп имеется огромное количество различных стандартов кодирования; при выборе системы штрихкодирования следует учитывать максимальную длину сообщения, компактность (число знаков на площадь штрихкода), поддерживаемый алфавит, контрольные суммы, помехоустойчивость и распространенность, т. е. поддержку производителями средств считывания и распознавания.
Штрих-код был разработан с целью идентификации товаров в торговле и в складском учете (в пределах одного магазина, торговой сети или товаропроизводителя). Подлинность такого кода невозможно определить визуально. Да и это «революционное» открытие состоялось в 50-х годах прошлого века.
Системе автоматизации делопроизводства кредитного кооператива желательно иметь встроенные средства для идентификации документа без специальных технических средств. Это достигается за счёт нанесения вместе со штриховым кодом дополнительного маркировочного кода в виде литерно-цифровых символов, читаемых визуально.
Процесс создания документа, исполненного на бумажном носителе, начинается с регистрации входящего или исходящего документа в виде электронной регистрационно-контрольной карточки (ЭРКК).
В процессе регистрации документа пользователь заполняет поля ЭРКК реквизитами (атрибутами) документа. Заполнив все необходимые поля, пользователь инициирует сохранение документа в виде записи в базе данных. Кроме атрибутивной информации, ЭРКК содержит информацию, позволяющую идентифицировать её в базе данных. При этом на основании определенных атрибутов ЭРКК формируется контрольная информация в цифровой форме, которая после преобразования наносится на документ в машиночитаемую зону как маркировочно-идентификационный код в виде штрихового кода и дополнительно содержит маркировочный код в виде совокупности литерно-цифровых символов, читаемых визуально.
При идентификации документа считывают штриховой код, преобразуют его в цифровую форму, выделяют из неё атрибуты документа и по ним в базе данных находят электронную регистрационно-контрольную карточку документа.
При отсутствии специальных технических средств, предназначенных для чтения штрихового кода, пользователь может провести идентификацию документа по маркировочному коду, представленному в виде литерно-цифровых символов, читаемых визуально.
При печати документа на каждую его страницу наносится уникальный штрих-код, устанавливающий однозначное соответствие между электронной версией проекта документа и его бумажной копией. При необходимости в штрих-код вносится номер помечаемой страницы. Любое внесение изменений в проект документа приводит к созданию новой его версии. При печати новой версии проекта документа на его страницы наносится уникальный штрих-код, отличный от предыдущей версии.
Однозначное соответствие электронной и бумажной версий документа позволяет защищать документы от подделки и подтверждать их действительность, причём дополнительный маркировочный код позволяет это делать визуально, без применения специальных технических средств.
При нанесении штрихкода и выборе места его расположения на документе важно обеспечить лёгкость и качество его дальнейшего считывания. При этом необходимо учитывать следующее: долговечность и устойчивость к стиранию (например, термопринтеры штрихкодов печатают быстро выгорающие метки, подходящие лишь для ценников в магазине); устойчивость к помаркам при передаче документа из рук в руки; физические размеры (штрихкод не должен мешать чтению документа, но при этом должен считываться устройствами с низкой разрешающей способностью).
Штрихкоды можно впечатывать, наклеивать, наносить на отдельный лист и прикреплять к документу. Это, как и состав сообщения штрихкода (идентификатор документа, дата, номер и т. п.), зависит от конкретных сценариев, в которых будет применяться штрихкод.
Описанный алгоритм маркировки и идентификации имеет один существенный недостаток – информация о документе может быть получена только с помощью специальных технических средств и недоступна для визуального прочтения.
Для применения штрих-кода и идентификации его подлинности необходимо иметь большое количество достаточно дорогой техники: компьютеры, терминалы сбора данных, сканеры штрих-кода, принтеры этикеток и т.д.
Зато подделывается он достаточно легко. Штрих-код, нанесенный на документ, легко перенести на другой, поддельный документ с помощью обычного копировального аппарата.
Шрих-код может содержать только достаточно малый объем информации. Что же можно вместить в этом «коротком» коде? Конечно, это номер-ссылка на базу данных в компьютере, где находится полная информация о нужном объекте. Но для этого необходимо иметь постоянную связь с этим компьютером, что довольно дорого даже в пределах одного офиса.
Неудивительно, что практически все развитые государства отдают предпочтение более надежным и современным методам идентификации товаров и документов. Речь идет о голограммах, которые находят все более широкое применение – например, с конца 90-х годов прошлого века на банкнотах многих государств появились голографические защитные элементы (ГЗЭ) – сейчас их применяют более 80 стран мира. Голограммы сочетают в себе два главных качества – высокая надежность защиты и низкая стоимость для потребителя.
А, например, с конца октября 2010 г. в России автолюбителям стали выдавать медсправку нового образца – она защищена голограммой. Кстати, с помощью ГЗЭ были защищены и билеты для посещения футбольных матчей недавнего ЧМ по футболу в ЮАР.
Используются ГЗЭ и в идентификационных документах. Более того – организация ICAO (Международная организация гражданской авиации) рекомендует применять для защиты проездных паспортов именно голографические элементы. А вот от применения штрих-кодов советует отказаться, считая их ненадежными и проблематичными для распознавания.
Следует подчеркнуть, что как средство защиты голограммы не оправдали возлагавшихся на них надежд — все они оказались относительно легко копируемыми. Но главной причиной почти полной девальвации ценности голограмм как средств визуальной защиты стала широкая доступность оборудования для их производства, прежде всего в Китае, Индии, Турции и Сингапуре. В итоге даже сложные по структуре образы голограмм стали легко имитироваться. Широко известен случай с фирмой Microsoft, предпринявшей попытку защитить свои программные продукты «новой, не поддающейся копированию тисненой голограммой». Уже через два месяца после выпуска таких голограмм на рынке появились пиратские копии программ с голограммами, визуально неотличимыми от оригиналов.
Наиболее эффективное современное средство защиты от подделки документов и ценных бумаг - радужные голограммы, тисненые на полимерные пленки. Нанесение голограмм на пленку - либо наклеиванием, либо горячим тиснением. Голографические метки, нанесенные тем или иным способом, невозможно воспроизвести даже самой современной копировально-множительной техникой.
В связи с широким распространением голографической технологии даже на уровне небольших частных предприятий, голограммы, восстанавливающие обычные неподвижные (стационарные) изображения, и кинеграммы фирмы Ландис и Гир, восстанавливающие изображения простых геометрических фигур, дискретно изменяющих свой масштаб при изменении направления наблюдения, уже не являются надежным средством защиты от подделки, так как их можно воспроизвести на профессиональном уровне, правда, с соответствующими финансовыми затратами.
В связи с этим фирмы, специализирующиеся в выпуске голограмм, предназначенных для защиты от подделки ответственных документов и ценных бумаг, разрабатывают новые типы тисненых радужных голограмм, подделка которых значительно затруднена либо в связи с новыми физическими принципами, положенными в их основу, либо с принципиально новой и достаточно сложной технологией.
Достаточно сложная и дорогая технология получения тисненых радужных голограмм делает их выпуск экономически оправданным только в случае многотиражного производства. Следовательно, до недавнего времени из области применения голографии выпадала защита малотиражных и единичных документов.
В предлагаемом устройстве голограмма тиснится непосредственно на краску, которой напечатан документ, то есть на напечатанные элементы, составляющие его информативную часть: на линии букв, цифр, рисунков, графиков, подписей и т. д. Таким образом, в отличие от известных методов, на документ не наносится некоторый дополнительный носитель голографической информации.
Устройство является настольным, и защита документов производится пользователем непосредственно у себя в офисе. Это является серьезным преимуществом перед аналогом - голографическими оптическими метками, которые выпускаются большими тиражами. Изготовление тиража производится сторонним предприятием, к которому по кооперации иногда подключаются соисполнители и необходимо обеспечение строгого режима, исключающего изготовление неучтенных экземпляров меток. Кроме того, в принципе не исключена возможность более или менее совершенного переноса голографической метки с одного документа на другой. Предлагаемая индивидуальная защита лишена этих недостатков.
Разработано также тиснение голограмм непосредственно на фотографии владельцев ответственных документов. В обоих случаях, при освещении документа или фотографии, на формирование голографического изображения идет несколько процентов отраженного излучения и оно практически незаметно при наблюдении в обычном рассеянном свете. Однако при освещении источником, обладающим небольшими угловыми размерами, например, лампой накаливания, голографическая защита становится хорошо видной.
Применение индивидуальной голографической защиты предоставляет исключительные возможности предохранения документов и ценных бумаг от подделок.
