Перед тем как поручить ИТ-отделу внедрение новой информационной системы в организации, подумайте над тем, чем вас не устраивала существующая. Что конкретно вас не устраивает и какого функционала вам не хватает.
Опыт внедрения CRM и ERP систем говорит нам о том, что проблемы, которые руководители чаще всего относят к плохим и неудобным программам, преимущественно связаны с внутренними ошибками в работе организации. Именно поэтому консультанты предлагают перед внедрением какого-либо решения перенести все бизнес-процессы на бумагу, определить проблемные зоны, расписать идеальную модель и лишь после этого подумать над внедрением новой информационной системы.
Если вы заметили проблемы сразу в нескольких бизнес-процессах и текущая информационная система не в состоянии их решить, вы должны определить для себя, что вы можете автоматизировать в первую очередь. Попытка сделать всё и сразу изначально будет обречена на провал. Интеграторы обычно рекомендуют начинать сверху, т. е. автоматизировать управленческий учёт, работу с финансами и лишь затем переключиться на операционную деятельность. В российских же реалиях всё ровно наоборот. Здесь во главу угла ставится бухучёт и обычно всё начинают делать снизу. Руководители зачастую свято верят в то, что проще всего автоматизировать рутину — ввод первички, сопровождение сделок, отчётность о продажах и т. д. И лишь после этого можно переходить к автоматизации управления кадрами, управленческий учёт, документооборот, управление финансами. Такой подход в корне является не верным.
Сегодня вряд ли можно встретить компанию, у которой не был бы автоматизирован операционный учёт. Соответственно, попытка внедрения новой программы вряд ли приведёт к росту производительности труда. Именно поэтому решение двигаться сверху вниз будет более правильным. Если вы видите, что в организации есть проблемы с расчётом заработной платы и премий сотрудникам, то следует подумать над внедрением более прозрачной системы мотивации кадров и только после этого приступить к переходу на новую информационную систему, в которой вы сможете автоматизировать расчёт зарплаты и премий по новому алгоритму и контролировать результаты работы сотрудников.
Если вы видите, что у вас проблемы с эффективным взаимодействием с клиентами, то установка CRM системы принесёт более заметные плоды — каждый менеджер сможет обслуживать большее количество клиентов и это скажется на производительности труда.
Универсальной программы, которая бы удовлетворила потребности любой компании, не существует. Есть рекомендуемые системы, разрабатываемые для конкретной отрасли. Так, в случае с розничной торговлей или производственным предприятием отлично подходит система ODOO. Для сферы услуг — Vtiger CRM. Для крупных многофилиальных компаний — SAP, Oracle. Для банков, страховых агентство тоже присутствуют особые системы.
Большинство российских компаний предпочитают внедрять различные решения на базе 1С, тем более у этой программы есть множество различных конфигураций под разные нужды. Но своим клиентам использовать подобные системы мы не рекомендуем по разным причинам. Во-первых, стоимость таких решений, как правило, довольно велика. При этом ценник высокий не за само внедрение, а за покупку только лицензий. Во-вторых, стоимость доработки решений на базе 1С также будет очень высокой. С учётом того, что на рынке есть программы с лицензией OpenSource, их использование выглядит куда более доступным, особенно для малого и среднего бизнеса. В качестве примера можно привести такие системы как ODOO и Vtiger CRM.
Есть и другой не менее популярный вопрос. Ставить одну единственную и крупную систему или внедрить для каждого подразделения свою? В случае с малым бизнесом, где количество подразделений и сотрудников не так много, можно внедрить одну единую CRM или ERP систему. Что касается среднего и крупного бизнеса, то для каждого отдела или филиала лучше установить системы от разных поставщиков — best-of-breed tools.
В любом случае, у вас должно быть представление о том, насколько полно позволяет автоматизировать все цепочки бизнес-процессов рассматриваемая вами программа. В идеале, последовательность операций пользователь должен совершить в максимум три клика мышкой (открыть карточку, нажать на кнопку печать). При этом работа в информационной системе не должна вызывать затруднений даже у пользователей с минимальными знаниями ПК.
Есть такие отрасли, в которых информационные технологии играют решающую роль. К таким отраслям относится страхование, телекоммуникации, интернет-компании. В таких компаниях всё завязано на информационной системе и даже кратковременная её недоступность грозит потерей денег, репутации, клиентов. И, конечно же, доходов. Частично к таким компаниям относится розничная торговля и дистрибьюторы. Но они зависят от информационных технологий в меньшей степени. Для них сбои в информационной системе критичны, но они могут продолжить работу в ручном режиме.
Автоматизация сегодня нужна всем отраслям. Особенно когда речь заходит о продвижении и маркетинге. Компании как из B2B и B2C испытывают потребность в продвижении своей продукции через интернет. А этот аспект затрагивает использование новейшей информационной системы.
Чтобы определиться с направлением автоматизации можно посмотреть на конкурентов. Изучите их опыт и если он окажется успешным, обратитесь к интеграторам или ИТ-компаниям, у которых есть опыт внедрения подобного решения. Также вы можете обратиться к услугам частного эксперта, который объяснит что и как делать перед тем, как вы заплатите кучу денег интеграторам.
Помните: нельзя проводить автоматизацию только ради автоматизации. Любые затраты на автоматизацию обязательно должны окупиться.
