В 2015 г. к Центру информационных технологий обратился крупный зоомагазин г. Казань. Магазин состоял из трёх филиалов, директор стремился минимизировать бумажную волокиту, уменьшить количество телефонных согласований и допускаемых ошибок сотрудниками при оформлении документов. По словам директора зоомагазина, отсутствие автоматизации тормозит развитие организации.
В торговле зоотоварами присутствуют некоторые факторы, которые остро нуждаются в автоматизации:
1. Расчёт чистой прибыли, которую приносит зоомагазин. Оценить вручную рентабельность бизнеса сегодня крайне тяжело. Так, после внедрения ERP системы стало видно, что несмотря на большую выручку магазина в центре города, его рентабельность составляла только 25% в то время как в остальных превышала 35%. Этот факт стал причиной внедрения мотивационной схемы для этого магазина на продажу высокомаржинальных товаров.
2. Минимизация человеческого фактора. Один из самых трудозатратных бизнес-процессов — это ревизия магазина. Ранее пересчёт товаров делался вручную, допускалось много ошибок. После внедрения ERP системы распечатывается специальный бланк в виде задания на пересчёт товара.
3. Комплексная автоматизация любых бизнес-процессов. Система ERP позволяет быстро сконструировать любой отчёт по зоомагазину: данные по среднему чеку, статистика продаж по сегментам продукции, остатки по складам, данные по дебиторской задолженности, развёрнутый отчёт по валовой прибыли.
4. Вычисление прогнозных данных. Использование технологии предиктивного анализа позволяет быстро получить точную информацию. Это повышает прозрачность бизнеса.
Обычная установка учётной программы, не изменит ситуацию. Часто процесс установки связан с тем, что на программу ставится приложение, например, это может быть 1С, проводится краткий экскурс по возможностям системы и далее сотрудники остаются один на один с невыясненными вопросами и возникшими проблемами.
Центр информационных технологий выбирает кардинально противоположный подход. Наши специалисты проводят комплексное внедрение и осуществляют сопровождение всей информационной системы компании. В случае с внедрением ERP системы в зоомагазине сотрудники Центра информационных технологий решили следующие задачи:
1. Создание и настройка базы данных. Совместно с персоналом зоомагазина было произведено первичное заполнение базы данных системы: осуществлён импорт всей номенклатуры товаров, внесена вся информация о компании (реквизиты, список сотрудников, виды цен, налогообложение), произведён импорт контрагентов.
2. Настройка базовых операций. Произведена настройка, тестирование, обучение и отработка всех основных операций, которые существуют в зоомагазине: поступление товаров, перемещение, реализация. Интерфейс системы ODOO позволяет осуществлять эти действия без специальных бухгалтерских знаний.
3. Настройка прав доступа. Продавцам и менеджерам было запрещено менять уже согласованные документы, проводить документы задним числом или редактировать документы за прошлый период. Обычно в системе записи тесно связаны между собой и непродуманная корректировка данных может послужить причиной неверных отображений остатков.
4. Перенос реальных остатков в систему ODOO. Были собраны бумажные фактуры с закупочными ценами и осуществлено внесение остатков в систему.
5. Настройка видов цен. Как правило, в зоомагазине их большое количество: розничная, оптовая, закупочная. И у каждого вида есть свои подвиды и разновидности. Соответственно, здесь нужен творческий подход.
6. Создание шаблонов. Для более комфортной работы нужно подготовить все необходимые шаблоны: ценники, бланки, печатные формы, чтобы везде отображалась нужная и актуальная информация.
Выполнив все эти действия, зоомагазин приступил к работе. Перед этим с директором зоомагазина сотрудники Центра информационных технологий прошли по всему циклу работы: от поступления товаров до закрытия квартала.
Без автоматизации о многих проектах можно было только мечтать. Благодаря правильно организованному процессу с момента, как было произведено внедрение системы ODOO, средняя дневная выручка по сети выросла за год на 180%.
Также зоомагазин добился следующих результатов:
