Центр информационных технологий завершил проект по автоматизации основных бизнес-процессов строительной компании — учёт платежей, взаимодействие с банком, товарно-материальных ценностей, управление клиентами. Был написан специальный модуль — расчёт строительных смет исходя из затраченных трудодней и строительных материалов. Произведена интеграция заказов с поставщиками, настроена автоматическая отправка уведомлений сотрудникам и клиентам.
В качестве системы была выбрана Vtiger CRM.
С момента основания компании все расчёты, а также учёт деятельности вёлся на бумаге и в электронных таблицах. Бухгалтерский учёт вёлся в системе 1С. В 2015 году директор компании «Кредо» решил автоматизировать все бизнес-процессы компании, поставив перед интеграторами следующие задачи:
Компания «Кредо» остро нуждалась в автоматизации по двум причинам:
1. Все основные конкуренты уже давно ушли далеко вперёд, а организация не может рассчитывать на рост эффективности без реформ в сфере информационных технологий.
2. ООО «Кредо» быстро развивается и большое количество клиентов нельзя вести в электронных таблицах. Кроме того, по каждому клиенту необходимо составлять десятки смет, а каждая смета состоит из сотен материалов. И по всем материалам необходимо вести учёт, постоянно заказывать, контролировать остатки. Именно поэтому процесс автоматизации стал настоящей необходимостью для компании.
Первоначально планировалось провести автоматизацию на базе решений 1С, но эта система обладала недружелюбным интерфейсом, требовала дорогостоящих вложений и не была масштабируемой. После презентации нескольких систем с открытым кодом сотрудниками Центра информационных технологий было принято решение осуществить комплексное внедрение CRM на базе Vtiger в строительную организацию.
На первый этап внедрения CRM в строительную компанию было затрачено 230 тыс. руб. Ежемесячные расходы на обслуживание и поддержку всей информационной системы по ИТ-аутсорсингу компания тратит 15 тыс. руб.
Самая большая проблема, с которой сталкивалась строительная компания — это долгий расчёт смет, который занимал несколько часов. Для каждой из смет необходимо было оформить большое количество таблиц с расчётами и материалами, графиками оплат и так далее. Такой бизнес-процесс является крайне громоздким и неудобным. Благодаря написанию специализированного модуля эта часть работы начала занимать не более 5 минут.
Для того, чтобы произвести расчёт сметы, достаточно было оформить заказ в системе VtigerCRM и после его сохранения программа автоматически производила перерасчёт всех нужных полей в базе, после чего сотрудник мог распечатать договор со всеми таблицами и расчётами в формате PDF, а также нажатием одной кнопки отправить документ на согласование клиенту. При этом отправка происходила как по электронной почте, так и смс-подтверждением по шаблону «Мы вам отправили договор на согласование. Пожалуйста, проверьте электронную почту».
Благодаря этому модулю сотрудникам понадобилось меньше времени на внесение лишней информации. CRM автоматически заполняет все возможные поля, а по некоторым позициям даёт подсказки. Кроме того, специалисты Центра информационных технологий настроили шаблоны работ, которые автоматически подтягивали дополнительные позиции. Также программа может автоматически рассчитать площадь оштукатуривания стен и потолков за вычетом оконных и дверных проёмов исходя из площади помещения. Возможно рассчитать объём работ для участка и оптимальный расход строительных материалов.
Очень часто в строительных организациях директора сталкиваются с обманом со стороны сотрудников: прорабы обманывают на цене материалов, а также на увеличении объёма. Для решения этой проблемы, специалисты Центра информационных технологий создали специальный контрольный справочник по ценам на основные категории товаров, а также к каждому клиенту прикреплялась таблица со сметой.
Вся процедура закупок материалов прорабами велась также в системе VtigerCRM. После создания очередной закупочной процедуры система автоматически сверяла цены по позициям в справочнике, а количество закупаемых материалов со сметой клиента. И при обнаружении серьёзных отклонений заявка уходила на одобрение главному инженеру.
На данный момент главный инженер получает около 15 таких уведомлений, связанных с превышением цены или количества закупаемых материалов. Часто это не воровство, прорабы осознанно закупают больше материала или выбирают более качественный по высокой цене.
Большинство сотрудников в строительной компании сидит на сдельной оплате труда. Это создаёт дополнительные сложности для директора, так как дизайнеры, прорабы стремятся закрыть «лишние» работы, т. е. работы, которые по факту не были сделаны. Именно поэтому было решено позволить клиентам самим контролировать сотрудников компании. На изменение статусов заказа была настроена автоматическая отправка СМС и электронных уведомлений клиентам. Так, при закрытии части работ прорабам и при смене статуса задачи, клиенту отправляется электронное сообщение с приложенным актом, счётом и сообщением с просьбой подписать документы. Также к письму прилагается ссылка, по которой клиент может оплатить этап работ.
На данный момент в системе настроено 35 подобных уведомлений. Таким образом клиент всегда находится в курсе всех событий в строительной компании.
Благодаря внедрённой системе оповещений клиентов существенно сократились звонки менеджерам, так как не нужно задавать такие вопросы, как «что было сделано», «получили ли вы оплату» или «кто из дизайнеров меня курирует». Кроме того, все контакты, звонки и переписку с клиентами фиксируются в карточке контакта и если появляются вопросы, которые очень часто повторяются, создаётся новое оповещение, которое будет распространяться на всех клиентов.
У такого подхода есть свои плюсы и минусы. Если статус заказа будет изменён по ошибке или слишком рано, клиент сразу получает оповещение и может приехать на объект с проверкой. И если выяснится, что работы не выполнены, то появляются ненужные вопросы: «Почему вы выставляете мне акты, а работу вы не сделали?».
Для директора строительной компании специалисты Центра информационных технологий подготовили следующие шаблоны отчётов: краткая сводка о финансовом состоянии компании, подробная информация по доходам, отчёт по расходам, график за несколько периодов, KPI по сотрудникам. Также был составлен отдельный отчёт о работе дизайнеров, который состоял из следующих показателей:
Эти отчёты заполняются благодаря послепродажному обзвону клиентов с просьбой дать обратную связь по квалификации сотрудника. По итогам квартала автоматически формируется рейтинг дизайнеров: кто больше всех принёс денег и кем больше довольны клиенты.
Благодаря большому опыту по внедрению и автоматизации различных компаний процесс адаптации сотрудников происходил без особых сложностей. В компании появляются новые направления деятельности, открыта новая линия производства. Так как внедрённая система является модульной, подключение новых направлений происходит без особых проблем.
