Электронный научно-практический журнал «Кредитная кооперация: сегодня, завтра, всегда!» распространяется бесплатно среди кредитных кооперативов. За годы работы в базе накопилось более тысячи подписчиков, экспертов и авторов. После пяти лет работы журнал пришёл к выводу, что редакция остро нуждается в автоматизации бизнес-процессов и повышении качества работы с подписчиками и авторами.
Центр информационных технологий предложил решение на базе Vtiger CRM для автоматизации процессов и достижении стратегических задач в электронном журнале.
Процесс внедрения Vtiger CRM в СМИ предполагал под собой следующие этапы:
Итогом всех этапов стало полноценное, бесперебойное функционирование системы в соответствии с требованиями ТЗ. Сотрудники успешно работают с технологией и выполняют с её помощью повседневные должностные обязанности.
В СМИ присутствовали специфические клиенты, лояльность которых надо завоёвывать. Во-первых, это рекламодатели. Чем шире рекламное пространство медиакомпании, тем больше людей про неё знают.
Во-вторых, это эксперты. Они привлекаются СМИ для получения экспертного мнения по тому или иному вопросу в сфере кредитной кооперации, ведения авторской колонки, написания статей.
В-третьих, есть клиенты, для которых сама медиа компания является рекламодателем. Порой один субъект выступает и в роли рекламодателя и в роли эксперта. Поэтому редакция журнала нуждалась в такой CRM-системе, которая смогла бы систематизировать информацию о клиентах и их ролях в компании.
Ситуация осложнялась тем, что у электронного журнала была и четвёртая база — это подписчики. С ними нужно каждый месяц вести работу, отслеживать период подписки, продавать дополнительные продукты и т. д. Специалисты Центра информационных технологий провели сегментацию базы и упростили процесс коммуникации с ней.
Внедрение Vtiger CRM позволило наладить коммуникацию между отделами, сделать их работу более согласованной. Для этого СМИ очень важен был дедлайн: нельзя задерживать выход номера, который должен выпускаться 20 числа каждого месяца. В то же время процесс создания информационного продукта сложен: нужно обсудить макет, тему, дату выхода, распределить роли между сотрудниками, организовать тираж/запись/интервью и многое другое. При этом действия одной структурной единицы напрямую зависят от выполнения своих функций другими. Благодаря встроенной системе управления проектами в VtigerCRM, процесс постановки задач и контроля сроков их выполнения стал более прозрачным.
Неоценимым стал такой функционал, как документооборот внутри Vtiger CRM. В систему были загружены стандартные коммерческие предложения, договора, счета и т. д., это сократило время на их подготовку и отправку. Таким образом у сотрудников появилось время на работу с большим количеством клиентов.
Vtiger CRM оснащена функцией аналитики, благодаря которой редакция смотра получать множество отчётов, в том числе по маркетинговой деятельности, в разных разрезах и за разные периоды времени, отслеживать рейтинги и т. д.
"Наши сотрудники удивляются, как им раньше удавалось работать без CRM-системы. После её внедрения эффективность сотрудников возросла в разы. Им стало намного проще работать, когда вся необходимая информация собрана в единую систему.
Мы уже не помним про разбросанные по разным экселевским таблицам базы данных и невыполненные обещания, которые дали подписчикам и рекламодателям.
Скорость получения важной информации и её обработки увеличилась в 3 раза. Это только по нашим приблизительным оценкам.
Теперь редакция и маркетинг работает сообща. Мы уволили сотрудника, увидев его неэффективность. Наша база подписчиков и рекламодателей расширяется, а доходы растут. Мы не верили, что CRM-система сможет оказать такое влияние на СМИ", — говорит главный редактор издания.
Таким образом, CRM-система, внедрённая в редакции журнала «Кредитная кооперация: сегодня, завтра, всегда!» позволила:
