2011 год. Казань. В городе открылся магазин, продающий автозапчасти, который сразу же обратился в ЦИТ (Центр Информационных Технологий) с просьбой о помощи с автоматизацией.
Компания решила прибегнуть к автоматизации управленческого, налогового и бухгалтерского учета сразу, как только начала свою деятельность. Директор компании, являющийся также ее учредителем и владельцем, и другие сотрудники привыкли к работе в больших компаниях, где учет осуществлялся при помощи различных программ. Люди не понимали, как в принципе можно обойтись без них. Вручную осуществлять какие-либо операции было слишком сложно. Вместе с внедрением программного продукта велся поиск клиентов, заключались контракты.
Директор поговорил с коллегами из разных компаний и выяснил, что подавляющий процент организаций из их общего количества пользуется платформой «1С». Правда, интерфейс этой платформы не подходил данной организации. Прошло совещание, целью которого был выбор рабочей системы. Каждый рассказал о своем опыте использования различных программ и везде присутствовал какой-либо важный недостаток. Упор был либо в сторону управленческого учета, либо в сторону бухгалтерского. Было важно понять, какое решение будет единственно верным для данной компании.
Функции, подходящие к обязательной автоматизации:
В итоге, было принято решение остановиться на предложении ЦИТ - базе Vtiger CRM для магазина автозапчастей.
Весь год (вплоть до середины 2012 года) программа не претерпевала никаких изменений. Применялся её стандартный вариант. Директор магазина очень беспокоился о том, как бы не попасть в зависимость от ЦИТа. Если вдруг специалист не сможет приехать вовремя, магазину придется остановить свою работу на несколько дней. Однако за год сформировался целый список неудобств и проблем. Решением стала только обязательная адаптация CRM для магазина автозапчастей. Сотрудники ЦИТ внесли изменения за 40 рабочих часов (их объем равен приблизительно 10 процентам). Список в основном состоял из мелких неурядиц, но присутствовали и 2 действительно серьезных пункта.
В нее необходимо было внести формулу, рассчитывающую, какое авто подходит для транспортировки заказанной продукции. Был проведен анализ вопросов, возникающих у клиентов на стадии заказа. Самым распространенным из них оказался вопрос о том, какой автомобиль потребуется. Ранее продавцу было бы необходимо какое-то количество времени на проведение расчетов. Ему приходилось прерывать разговор с клиентом, отсылать данные в отдел логистики, дожидаться их ответа и только потом возобновлять разговор с заказчиком. Сейчас же, при введении запроса о заказе, программа сама определяет, какой понадобится автомобиль, и продавцу не нужно тратить время на дополнительные операции. Он может сразу же ответить заказчику, даже предвосхищая его вопрос.
Часть продукции, которая импортируется компанией, облагают на таможне акцизами. Например, масла, а их расчет система не могла производить, и все это делалось вручную в Excel. После чего нужно было вносить полученные результаты в систему. Каждый день на это требовался примерно один час. Более важные дела приостанавливались. Сейчас такой расчет делается очень быстро. Автоматически.
Компания растет и расширяется. Объем заказов увеличивается. За прошлый год накопилось множество пожеланий. Необходимо снова адаптировать программу к потребностям компании. Список, как и в прошлый раз, содержит в себе много небольших проблем. Главной же задачей является оптимизация ведения документации с заказчиками. Проблем с ЦИТ, которых так боялся магазин автозапчастей в процессе внедрения CRM - системы продаж, так ни разу и не возникло.
Постановку задачи для ЦИТа и общение со специалистами компания осуществляла самостоятельно. Директор настраивал в программе роли и права пользователей. Тогда магазин был еще маленьким, и заниматься такой работой было просто некому. Сотрудникам предстояло как можно быстрее освоить программу. С нежеланием этого столкнуться не пришлось, но каждый из сотрудников пытался ограничиться лишь теми функциями, которые требуются исключительно в его работе. В маленькой компании очень важна взаимозаменяемость, поэтому нужные функции должны были освоить все. На каждом общем собрании директор поднимал этот вопрос, напоминая, почему это так необходимо и не забывая хвалить тех, кто больше преуспел в освоении программы.
После того, как магазин автозапчастей стал работать с Vtiger CRM, на его складе установилось постоянное необходимое количество продукции. Всем менеджерам стали доступны данные о запасах, в данный момент находящихся на складе, в результате чего они получили возможность без промедления формировать заказы для поставщиков. С контролем оплаты тоже стало намного проще. Принятые нормы дебиторской задолженности больше не превышались, а планирование поступления денег стало происходить очень точно. Проще стал осуществляться контроль и за рентабельностью продаж. Анализ отпускных цен, сравнение с ценами конкурентов, расчет оптимальной стоимости продукции к реализации – все стало делаться намного быстрее, точнее и проще. Качество обслуживания возросло. Это повлекло за собой рост доверия потребителей и увеличение объема продаж, которые выросли на 30% в первые же месяцы перехода на систему.
