В 2015 году саморегулируемая организация "Межрегиональный союз кредитных кооперативов" начала реализацию проекта комплексной автоматизации организации. К этому моменту ряд подразделений был частично автоматизирован, но при этом использовалось разнородное ПО, а базы данных не были связаны между собой. Это приводило к ошибкам, делало простейшие операции трудоемкими. Из отдела в отдел перемещались горы по-разному оформленных бумаг. К тому же используемое ПО устарело, а сотрудники, участвовавшие в его внедрении, уже не работали. Поэтому было решено перейти на новую информационную платформу. Для выбора определили следующие критерии:
В итоге организация остановилась на системе документооборота Alfresco, обратившись к системному интегратору – компании Центр информационных технологий.
Процесс внедрения занял шесть месяцев. Сама система электронного документооборота – готовый продукт, у которого можно задействовать только часть функционала. Были подобраны элементы, подходившие под задачи СРО. Объясняли требования программистам, буквально рисуя схему прохождения документов.
Пример 1. Приказы и поручения Центробанка. Раньше все письма от Центробанка приходили к секретарю, он регистрировал их в журнале и пересылал их исполнителям по электронной почте, а общий список – директору. В итоге зачастую все поручения регулятора приходилось отслеживать вручную. Теперь у СРО появился специальный раздел «реестр приказов». Секретарь заносит сюда письма, поручения от ЦБ, сотрудники мгновенно получают оповещения со сроками выполнения. Директор в любой момент может проверить статусы поручений: что сделано, что просрочено.
Пример 2. Служебные записки. В СРО есть служебки, перевод которых в электронный вид сильно упростил всем жизнь. Например, речь идет о служебках по членам СРО. Допустим, к какому-либо члену было направлено поручение, а оно не исполнилось, данный факт должен быть зафиксирован и передан в контрольный отдел. Теперь маршрут таких документов был прописан автоматически. Нет необходимости отслеживать движение документов вручную. Некоторые документы заполняются по шаблону.
Пример 3. База знаний. Допустим, появилась проблема с исполнением поручений, и в юридическом отделе её решили. Когда через полгода возникает аналогичная ситуация, никто не помнит, как действовали, и начинают вновь искать решение. Глава юридического отдела по личной инициативе вела базу решений в Excel. Когда началось внедрение электронного документооборота, она предложила выделить в системе модуль под базу знаний. Теперь и бухгалтера, и контролёры могут описывать решения разных проблем. Жёстких правил ведения базы нет, главное, чтобы информация помогла кому-то в работе. Для удобства в системе есть контекстный поиск.
Решение, которое шло в комплекте, полностью им не подходило. Некоторые стандартные модули требовали адаптации, а некоторые пришлось перерабатывать. К тому же выяснилось, что до начала автоматизации следовало изменить функции ряда подразделений или полностью пересмотреть регламенты их работы. Для организации управления документооборотом СРО должно было перевести регламенты в формат, принимаемый автоматизированной системой. А для запуска системы контроля ещё и определить состав показателей эффективности. Поэтому план автоматизации предусматривал постепенный ввод в эксплуатацию различных модулей в течение нескольких месяцев. Модули, малозависимые друг от друга, внедрялись параллельно.
Как мы и ожидали, эффект чувствовался сразу после внедрения системы со стандартным функционалом. В единой базе и по единым стандартам стали работать сразу все сотрудники, а также внешние контрагенты.
В плане автоматизации этот проект стал десятым по счету. Опираясь на предыдущий опыт, мы разделили его на несколько этапов.
СРО начали работать в Alfresco с нуля. Все ранее накопленные бумажные документы хранятся в архиве. Если в текущей работе (например, при подготовке ответа в Центробанк) необходимо сослаться на документ, которого нет в системе, то его нужно отсканировать и внести в систему. Таким образом, сюда попадают только необходимые для работы архивные данные и документы.
Платформа Alfresco очень гибкая в настройке. Поэтому перед началом очередного проекта важно правильно сформулировать техническое задание, которое станет основой комплексной системы. Чтобы сделать обоснованный выбор, уже на этом этапе сформировалась рабочая группа проекта. Обычно в нее входит руководитель автоматизируемого направления или отдела, а также ключевые пользователи, которых он назначает. Рабочая группа определяет критерии, которые важно учесть при выборе программы.
После анализа критериев выбора происходит демонстрирация рабочей группе о возможностях базовых решений на примере задач из опыта компании. При этом акцент делается не только на функциональных различиях, но и на преимуществах, которые можно получить, используя тот или иной программный продукт: сэкономить время на выполнение операции, быстрее найти нужную информацию, не тратить силы на многократный ввод данных и пр. Во время демонстрации в рабочей группе всегда находился человек, который спрашивал: «А можно, чтобы программа сделала то-то и то-то?». Такие вопросы становились катализатором для дискуссии, благодаря которой рабочая группа вовлекалась в постановку задачи. На следующих встречах обсуждались уже детали доработок.
В результате члены рабочей группы вовлекались в процесс и уже с нетерпением ждали начала работы с новой программой. Более того, подобное воодушевление передавалось и другим. Сотрудники еще не автоматизированных отделов подходили к руководителю проекта и спрашивали, когда же возьмутся за них.
Если говорить о времени, когда шла активная работа, то три месяца. Но до этого три месяца ушло на разработку стандартов документооборота, формализацию требований к программе.
Когда в СРО принималось решение об автоматизации, заранее было невозможно определить, сколько на это потребуется денег. Ясно было одно: внедрение решений с открытым кодом обойдется примерно в пять-шесть раз дешевле, чем внедрение решений SAP, Oracle или 1С. Поэтому первым заданием стало проведение обследования предприятия и подготовка концептуального технического проекта. Стоимость этого этапа составила примерно 10% от общей стоимости комплексного проекта.
Имея на руках такой технический проект, мы смогли оценить трудоемкость и ориентировочную стоимость отдельных проектов автоматизации. Кроме того, удалось разобраться, какие интеграционные возможности могут понадобиться, как нужно организовать централизованное управление нормативной информацией, а также какого порядка внедрения модулей комплексной системы следует придерживаться. Данный анализ выполнял штатный программист с опытом внедрения решений Alfresco. По всем пунктам технического проекта он вывел ориентировочное значение трудозатрат, благодаря чему был четко определен плановый бюджет каждого проекта.
Такой подход себя оправдал. На данный момент в рамках комплексной автоматизации реализовано уже десять проектов, и только по одному из них бюджет оказался превышен по сравнению с плановым (за счет недостаточно четкой формулировки функциональных требований).