Наш клиент - одна из крупных региональных компаний Чувашии по организации праздников, событий и мероприятий для физических и юридических лиц. Компания занимается организацией корпоративов, свадеб, дней рождений и т.д., проводит мероприятия по укреплению командного духа. Над каждым мероприятием работают профессионалы дружной команды, в которой каждый не только знает, но и в первую очередь любит свое дело. Компания - одна из первых внедрила в регионе технологию событийного маркетинга.
Ранее компания пыталась вести клиентскую базу в стандартной программе 1С, а постановку задач осуществляли в календаре google. Часть операций по управлению проектами были перенесены в таблицу Excel, расположенную в документах Google.
Директор Event-агентства принял решение о необходимости внедрения интегрированного решения, которое объединило бы все операции в единое целое. Специалист по маркетингу в компании пояснял своё решение так: "В связи с происходящими темпами изменения в экономике, мы хотели извлечь большую выгоду из возможностей, объединяя наши маркетинговые усилия и работу с клиентами в единую систему".
Компания искала удобную в использовании CRM-систему, не требующую абонентской платы, которая предоставила бы им полную аналитику по воронке продаж и помогла бы улучшить взаимоотношение с клиентами.
Компания по организации мероприятий начала поиск подрядчика, который мог бы помочь с подбором, настройкой и внедрением подходящий для них системы CRM. Специалисты Центра информационных технологий лично приехали к ним в офис и показали возможности системы с открытым исходным кодом VtigerCRM. Решение и его финансовая составляющая полностью устроило компанию по организации мероприятий и они решили приступить к этапу внедрения CRM.
Специалист по маркетингу объяснил своё решение так: "Нам очень понравился функционал системы, а также тот факт, что она изначально адаптирована для сферы услуг. Более того, CRM не требует лицензионных отчислений и устанавливается на наш сервер. Специалисты Центра информационных технологий готовы были помочь нам с переносом данных, настройкой шаблонов для e-mail рассылки и отчётности. Встроенные гибкие мобильные решения позволили подключить к CRM всех сотрудников, в том числе и удалённых".
Особенность настройки CRM для компании по организации мероприятий заключалось в её деятельности - тесное сотрудничество с другими предприятиями: ресторанами, творческими студиями и учреждениями, для которых визуальные аспекты и качество обслуживания являются самыми важными.
Крайне важным аспектом на этапе внедрения CRM для компании по организации мероприятий - это возможность удалённой работы с любых устройств.
В связи с тем, что в компаниях подобного рода персонал не обладает высоким уровнем компьютерной грамотности, решение должно было обладать интуитивно понятным интерфейсом. Именно поэтому, специалисты Центра информационных технологий полностью поменяли интерфейс VtigerCRM на более современный и удобный в использовании.
Процесс внедрения проходил один месяц. Две недели сотрудники Центра информационных технологий обучали персонал в офисе компании по использованию функционала системы. Главное - донести до всех работников ту мысль, что они могут использовать CRM в качестве инструмента, который улучшит их навыки и оптимизирует работу.
Почему специалисты Центра информационных технологий рекомендовали компании по организации мероприятий систему с открытым кодом VtigerCRM, а не облачное решение? Во-первых, кроме финансовой составляющей, был и целый ряд технических аспектов. Решение, внедряемое в компанию подобной сферы деятельности, должно иметь модульную структуру. Только тогда её можно адаптировать под конкретные требования заказчика. Модульная структура должна обладать базовыми элементами:
Эффективность компании по проведению мероприятий очень сильно зависит от внутренней и внешней коммуникации. Это - единственный способ получить обратную связь о качестве услуг. Компания не планировала умалять мнение клиентов. А благодаря CRM, адаптированную под компанию по проведению мероприятий, стало значительно легче строить долгосрочные отношения с клиентами. Особенно, когда работа строится по нескольким каналам связи - интернет, телефон, личные коммуникации.
Компания быстро начала получать преимущества от внедрения CRM. Система позволила повысить эффективность управления имеющейся информацией. Ранее компания не видела в реальном времени все проблемы существующих и потенциальных клиентов. Консолидировав всю информацию в одном месте, компания получила возможность более эффективно работать с требованиями клиентов и конвертировать их в сделки.
Все сотрудники ежедневно работают в воронке продаж, настроенной под каждого индивидуально. Все данные, которые нужны для работы, собраны в одном месте и надёжно защищены.
Подключив электронную почту и социальные сети, а также телефонию, всё взаимодействие с клиентами можно отслеживать в одном окне.
Благодаря системе CRM, компания по организации праздников видит всю аналитику - как выглядит сегодня воронка продаж, сколько времени и средств затрачено на того или иного клиента, насколько эффективно работали сотрудники и многое другое.
Внедрив систему CRM, компания сумела сократить издержки как минимум на 20%. Собираемая информация о клиентах обновляется автоматически, также как и составление отчётов о работе компании. Сотрудники смогли абстрагироваться от операционной работы и сосредоточиться на самом ценном - зарабатывании денег. Ситуация, при которой взаимодействие с клиентами упрощено до максимума и организация тратит намного меньше энергии, легче найти новые и креативные идеи, что является ключевым аспектом бизнеса компании по организации праздников и мероприятий.
Естественно, добиться больших результатов от внедрения не получиться, если работники не будут вносить необходимые данные, не фиксировать предстоящие события и т.п. Благодаря тому, что внедряемая Центром информационных технологий CRM система не обладает сложной структурой, довольно быстро удалось обучить всех сотрудников компании. Наиболее важную роль в системе выполняет работа с базой клиентов, списки задач и календарь с повесткой дня. Довольно важной оказалась такая возможность, как распределение задач и работа с проектами. С правильной организацией проекта и постановкой задач, ни одно мероприятие не покажется слишком сложным - неважно, будь то деловая конференция, свадьба или детский праздник.
