Опыт внедрения CRM для стоматологической клиники
Опыт внедрения CRM для стоматологической клиники

Наш клиент - стоматологическая клиника - семейная стоматология с повышенным уровнем заботы, внимания и обеспечения максимального комфорта и безопасности стоматологических процедур. Работы проводятся только с сертифицированными и безопасными стоматологическими материалами и лекарствами. Клиника предлагает Пациентам только те технологии лечения, которые предложили бы сами себе и своим близким.

Стоматология стремится профессионально подходить к проблеме каждого Пациента, гарантирует оперативное, квалифицированное, а главное качественное и безопасное лечение зубов. Полный спектр решения стоматологических проблем. Клиника создала максимально комфортные условия для пребывания Пациентов.

Центр оснащен современным оборудованием, что позволяет предлагать Пациентам полный спектр медицинских услуг для решения множества стоматологических проблем.

Клиника активно развивалась, постепенно наращивала клиентскую базу и количество кадров. Два года назад стало ясно, что справляться с возросшими объёмами клиентов стало крайне тяжело. Записи на приём терялись, объём бумажной волокиты критически возрос. Чтобы записать пациента на приём, тратилось почти 10 минут времени менеджера. К тому же клиника открывала филиал, а для этого требовалось объединить два подразделения в единую сеть. В связи с этим, клиника запланировала в своей работе внедрение системы взаимоотношения с клиентами.

От системы CRM для стоматологии требовалось выполнение следующих задач:

  • Единое ведение базы пациентов с историей лечения.
  • Объединение филиальной сети в единую сеть.
  • Запись пациентов на приём.
  • Хранение документов в карточке пациента.
  • Отображение истории взаимодействия с клиентом в единой базе.

Кроме того, директор хотел видеть в едином месте финансовую историю по пациентам. Очень важный аспект, т.к. главврач должен знать, сколько денег принёс клинике тот или иной пациент.

От CRM системы для стоматологии требовалось, чтобы она была современной, простой в настройке, гибкой и дешёвой. Система должны была просто и без дополнительных затрат расширяться, не зависеть от количества пользователей. Система не должна зависеть от используемой операционной системы. CRM должна идеально запускаться на планшетах и на компьютерах под управлением различных ОС. Это было основным требованием, т.к. работники не всегда бывали на рабочем месте и они должны быстро и без трудностей получить доступ к своей базе пациентов.

Таким образом, стоматология искала дешёвое решение, без привязки к количеству пользователей, с поддержкой мобильных устройств и недорогое во внедрении и поддержке.

Исходя из этих требований, стоматология начала изучать рынок и искать систему, которая бы удовлетворяла их нужды. Но большая часть из изученных систем не подходила под требования стоматологии по следующим причинам:

  • представленные на рынке CRM-системы требовали лицензионных отчислений только за право её использования. Если мы говорим про коробочную версию, то для того, чтобы начать ею пользоваться, потребуется заплатить за лицензию и плюс за настройку системы. Если говорить про облачную версию, то здесь обязательно вносить ежемесячные платежи и укладываться в ограничения, предоставляемые облаком;
  • некоторые из представленных на рынке систем не обладали мобильной версией, требовали вложений в оборудование;
  • почти никто не мог лично приехать в офис стоматологии, провести настройку системы и обучение кадров.

Для клиники, такого размера цена за первоначальное внедрение выходила в сотни тысяч рублей. А если говорить про облачное решение, то за ограниченный функционал со скрытыми платежами требовалось ежемесячно отчислять от 10 до 20 тыс. руб. Такие финансовые вложения, особенно в эпоху кризиса, нас не устраивали. Платить за покупку программы или ежемесячно отчислять огромную сумму денег - нас не устраивало, т.к. вложения в программное обеспечение - это не инвестиции, а трата денег за пользование инструментом.

По совету одного из наших существующих клиентов, главврач клиники обратился в Центр информационных технологий за помощью в подборе и внедрении CRM-системы для стоматологии. Изучив требования к системе, мы посоветовали внедрить систему с открытым кодом VtigerCRM и настроить под бизнес-процессы стоматологии. Главврача порадовал тот факт, что он может произвести оплату постфактум, т.е. по окончании внедрения системы. VtigerCRM не требовала лицензионных платежей и ежемесячных отчислений. Нами было предложено коробочное решение, т.е. установить систему на сервере стоматологии и вести учёт непосредственно на нём. Заботы по установке и настройке сервера мы брали на себя. Общая стоимость работ оценивалась в 50 тыс. руб.

Условия, по которым не нужно было платить за покупку лицензий и осуществлять ежемесячные платежи, показалась многообещающей и стоматология согласилась внедрить у себя систему с открытым кодом. В течение месяца мы внедрили систему и в конечном итоге стоматология начала работать с пациентами посредством VtigerCRM.

Во-первых, благодаря CRM-системе для стоматологии, клиника объединила два филиала в единую сеть. Пациенты с историями посещений, снимками - находились в единой базе, к которой можно было быстро получить доступ с любого устройства. Это означало, что два секретаря работают с одним пациентом и ведут историю болезни в одном месте. Это означало, что клиника может записать пациента в любой из районов города, в зависимости от того где ему удобнее лечить свои зубы. Так как клиника может получить доступ к базе в любое время и в любом месте, любой работник может записать пациента на приём, находясь дома, в дороге или даже на даче.

Во-вторых, главврач получил возможность видеть историю по обоим подразделениям - количество посещений, финансовую информацию, результат лечения и т.п. Если пациент посещает другого врача или другой филиал, то лечащий врач получает доступ к информации о пациенте и начинает лечение.

В-третьих, клиника ускорила процесс обслуживания и записи клиентов на приём. Отпала необходимость в заполнении бумаг и бланков. Информация велась в электронном виде. Не нужно заставлять пациентов таскать историю болезни из кабинета в кабинет. Карточку клиента врач может увидеть ещё до захода пациента в кабинет.

В-четвёртых, для каждой группы пользователей (секретари, врачи, практиканты) мы настроили права, чтобы работник получал доступ только к той информации, которая ему нужна. Доступ к финансовой информации, истории лечения настроен для каждого пользователя индивидуально.

В-пятых, мы решили проблему с ИТ-составляющей процесса. Не секрет, что врачи не являются ИТ-специалистами и им тяжело разобраться в новой системе и гораздо тяжелее её поддерживать. Более того, наличие CRM-системы добавляет к работе стоматологии новые риски - вся деятельность зависит исключительно от стабильности интернета и работоспособности сервера. Поэтому мы развернули сервер на террОпыт внедрения CRM для стоматологической клиники

В-шестых, для стоматологии сильно упростился процесс подключения новых сотрудников. Теперь, чтобы начать работу - достаточно поставить компьютер или планшет с доступом к интернету или локальной сети.

Затраты на внедрение системы составили 50 тыс. руб. Никаких ежемесячных платежей и расходов на оборудование. Вся система разворачивалась на существующем оборудовании.

Стоматология продолжает активно пользоваться этой системой с января 2015 года. VtigerCRM даёт то, что и обещает предоставить - экономическую эффективность, гибкость и удобство. Различные стоматологические клиники могут внедрить эту модель, соответствующую их потребностям, как мы и сделали. Запуск маленьких клиник происходит без ежемесячных отчислений, достаточно один раз внедрить систему, научиться ею пользоваться и продолжать работу. Более крупные клиники могут найти интересным факт мобильности, простоты управления несколькими кабинетами или офисами, управлять пациентами в режиме реального времени. Стоматологические клиники любого размера смогут найти в системе с открытым кодом что-то интересное и полезное для себя.

Хотите внедрить в своей организации CRM или получить бесплатную консультацию? Тогда звоните нам по телефону: +7(843)202-38-93