Как мебельная фабрика расширила свои возможности с внедрением системы управления клиентами
Как мебельная фабрика расширила свои возможности с внедрением системы управления клиентами

О компании по производству мебели

С 2009 г. Мебельная фабрика осуществляет изготовление корпусной мебели на заказ. Это очень трудоёмкий процесс, поэтому ценность мебели во многом зависит от выбора того или иного производителя. Замер, дизайн-проект, подбор материалов, конструирование, производство и монтаж, выполнение всех этапов на самом высоком уровне обеспечивает превосходные внешний вид и качество мебели.

Проблема мебельной фабрики

Microsoft Excel и Outlook были основными используемыми программами в мебельной фабрике. У компании несколько торговых представителей, которые встречаются с клиентами на ежедневной основе и любые расчёты всегда производились в электронной таблице. Таблица постоянно менялась, а формулы и порядок расчёта были крайне сложными. Данные, содержащиеся в электронной таблице не могли использоваться в других областях рабочего процесса, никакой информацией нельзя было поделиться. Работники должны были вручную вбивать данные, а информация о заказе клиента была труднодоступна - разбросана на множество файлов в нескольких отделах.

По словам менеджера по работе с клиентами, несколько дизайнеров с торговыми представителями ежедневно встречались с клиентами. Весь процесс работы с клиентами вёлся в Excel и всё общение между работниками происходило по электронной почте Mail.ru. К концу каждого месяца у торговых представителей имелось дюжина предложений, разбросанных на множество файлов. Было невозможно понять, сколько осталось невыполненной работы, не говоря уже о работе по прогнозированию сбыта. И было невозможно состыковаться с кем-либо в компании в назначенное время без напоминания или предварительного звонка.

Компания производила качественную и красивую мебель. Однако, в связи с отсутствием централизованного управления бизнес-процессами, продажи компании сильно пострадали. Усилия работников дублировались, имелись упущенные возможности. Менеджеры постоянно теряли потенциальных клиентов.

Нелепые случайности приводили к постоянной утери клиентов, а команда часто чувствовала себя потерянной. Так как каждое предложение хранилось в отдельном файле, у компании накопилось сотни файлов, которые нужно было разобрать в конце года для составления отчётности. Файлы содержали большое количество информации, которую нужно было перепечатать, особенно после совершения продажи.

Нелепые случайности, ошибки и бессмысленный труд были не единственной сложностью. Компания наткнулась на проблему в использовании Outlook и Excel в своей деятельности. Доходность организации ставилась под сомнение вследствие отсутствия структуры управления. А лояльность клиентов стремительно уменьшалось. У менеджеров не было доступа ко всем дизайнерским макетам потенциальных клиентов и работе торговых представителей, поэтому они не владели всей информацией о том, на какой стадии ведётся работа по клиенту. Они должны были надеяться на дизайнеров и торговых представителей, что они не забудут уведомить о своих последних мероприятиях с определённым клиентом, например их последней переписке или самой последней встрече или разговоре.

В результате много потенциальных клиентов, требующих последующей обработки в течение времени, в конечном счёте просто потерялись. Оборот организации стремительно падал. Когда от компании ушёл торговый представитель, у организации не было доступа к информации работника - почтовому ящику, примечаний, информации о клиентах - всё это потерялось одновременно с его уходом. В итоге это привело к неспособности к последующей обработке потенциальных клиентов бывшего сотрудника.

Решение от Центра информационных технологий

Мебельная фабрика приняла решение развернуть систему управления клиентами, используя её для замены всех процессов продаж, которые ранее зависели от Excel и Outlook. Компания теперь работает только в одной системе - VtigerCRM. В этой же системе при помощи автоматизированного модуля работники производят расчёт цен для клиентов. Данный модуль работает по той же схеме, что и Excel. Кроме того, вся информация, которая вводится в модуль расчёта цен, теперь доступна любому желающему. Это даёт дополнительные преимущества при взаимодействии с другими отделами. В итоге нет необходимости в перепечатывании информации при выполнении заказов.

По словам менеджера по работе с клиентами, как только была развёрнута система управления клиентами VtigerCRM и компания стала шаг за шагом акклиматизироваться к разнообразию модулей, к которым они могли получить доступ, каждый начал заниматься своим делом. Несмотря на то, что для начала работы требовался период адаптации, чтобы познакомиться с рабочими процессами компании, совместная работа с документами и обмен информацией стал более структурированным и удобным.

Центр информационных технологий полностью заменил старый метод расчёта цен и внедрил модуль калькуляции в систему управления клиентами VtigerCRM. Модуль калькуляции выглядит почти аналогично таблице в Excel, но теперь всё максимальным образом автоматизировано и более эффективно. В деятельности мебельной фабрики сейчас больше прозрачности в процессе продаж. Работа торговых представителей и дизайнеров открыта всем отделам, доступна для аналитики и дополнительного контроля.

Результат и преимущества от внедрения системы управления клиентами в Мебельной фабрике.

Директор мебельной фабрики с гордостью рассказывает, как выбор Центра информационных технологий в качестве интегратора помог полностью автоматизировать их бизнес. Решение объединило производственный процесс компании и оптимизировало большинство операций и процедур - от продажи до монтажа мебели. Используя модули управления обращениями и калькуляции, компания стала экономить большую часть времени и получила больше инструментов по управлению работой отдела продаж. Директор может с высокой точностью измерить результаты своих маркетинговых мероприятий. Мебельная фабрика получила 25-процентное увеличение дохода, 100-процентное улучшение производительности, улучшение качества обслуживания и многое другое.

Резюме

  • 80% - рост производительности труда
  • 100% - ускорение во внутренней коммуникации.
  • 100% - ускорение доступа к внутренней информации.
  • 80% - улучшение качества работы торговых представителей.
  • 50% - рост конверсии продаж.
  • 20% - рост прибыли.

Хотите внедрить в своей организации CRM или получить бесплатную консультацию? Тогда звоните нам по телефону: +7(843)202-38-93