
Простое управление бюджетом с ERP системой
- 4

Наша система предназначена для автоматизации управления финансами Вашей компании, в том числе автоматизации бюджетирования на всех его этапах:
- составление и планирование бюджета, а также моделирование его различных вариантов;
- согласование и последующее утверждение;
- формирование фактических показателей;
- анализ исполнения;
- проведение необходимых корректировок.
Функции модуля позволяют решать актуальные для каждого этапа задачи, что существенно облегчает финансовое бюджетирование.
Этапы управления бюджетом в ERP системе
Первый этап - составление (планирование бюджета)
Плановые данные для различных статей бюджета формируются следующим образом:
- на основе экспертных и статистических данных. Экспертные данные необходимо вводить в систему вручную. Статистические данные могут быть основаны на: данных за прошлые периоды, обработке информации находящейся вне системы, специальных статистических исследованиях, экспертных оценках и т.д.;
- на основе данных за прошлый период с поправками на динамику внешнего фактора, который влияет на данную группу статей или данную статью. Внешними факторами могут быть: индекс инфляции, индекс цен, индекс сезонных колебаний спроса и т.д. В системе по управлению бюджетом представлена возможность установки нескольких вариантов изменения значений (вариантов поведения) какого-либо фактора. При описании статьи функциональность модуля позволяет указать от одного до нескольких внешних факторов, которые влияют на нее;
- на основе плановых данных из модуля «Управление договорами», с которым тесно переплетается система автоматизации финансового бюджетирования, и в котором содержатся данные по календарным планам всех платежей и отгрузок по всем договорам;
- формирование способом расчета. Определенные статьи, например: налоги, прибыль, статьи движения денежных средств и т.д., могут рассчитываться с помощью формул из других показателей бюджета.
Посредством нашей системы Вы сможете сделать финансовое бюджетирование более гибким, и тем самым упростить выбор направления в развитии Вашей компании еще на этапе планирования бюджета. На данном этапе в модуле могут быть доступны несколько вариантов бюджета, которые отражают различные сценарии изменения ситуаций, влияющих на бюджет и развитие фирмы. Например, оптимистичный вариант бюджета будет соответствовать определенным: увеличению продаж, прогнозу курсов валют и т.д. В свою очередь пессимистичный вариант будет соответствовать определенному увеличению затрат на сырье, падению продаж и т.д.
Второй этап - согласование и утверждение бюджета
Данный этап управления бюджетом представляет собой итерационную процедуру. Система предоставляет возможность хранения и сравнивания данных по всем итерациям согласования.
Для понимания полной картины финансового бюджетирования с помощью нашей системы рассмотрим пример одного из возможных вариантов согласования бюджета.
В подразделениях компании сформировали бюджеты, далее в финансовом управлении фирмы (холдинга) сформированные данные автоматически агрегировали. После этого получили критические показатели (прибыль, чистый денежный поток) и приняли решение о корректировке (например, уменьшении) бюджетов подразделений.
Сделали корректировки некоторых показателей бюджетов, при этом возможно корректирование «статьи верхнего уровня», например:
- уменьшение расходов по всему подразделению, без детализации подстатей;
- корректировка данных за квартал без помесячной разбивки.
После этого опять получили критические показатели, а бюджет с проведенными корректировками «спустили» вниз, где в каждом подразделении провели сравнение высланных изначальных вариантов бюджетов и полученных корректированных. Каждое подразделение производит необходимые корректировки своего бюджета, чтобы он отвечал сформированным данным присланным «сверху».
В результате нескольких итераций данный этап управления бюджетом заканчивается формированием обязательного к исполнению варианта бюджета.
Третий этап - формирование фактических показателей бюджета
Для формирования данных показателей могут использоваться:
- данные из бухгалтерского модуля системы;
- оперативные данные системы.
В первом случае для использования данных в модуле «Управление бюджетом» необходимо произвести настройку расчета фактических показателей бюджета с помощью настраиваемых алгоритмов обработки бухгалтерской информации системы. Например, фактический результат по статье «НДС, к перечислению в бюджет» может вычисляться по формуле:
=Сальдо на начало 68 счета + Обороты по Кредиту 68 счета - Обороты по Дебету 68 счета
В случае, если для финансового бюджетирования необходим более высокий уровень детализации, то второй вариант предусматривает разноску бухгалтерских документов (акты на получение векселей, входящие платежи, платежные поручения и т.д.) и оперативных документов (накладные, акты выполненных работ и т.д.) по показателям бюджета.
Наша система по автоматизации бюджетирования позволяет, в зависимости от бизнес-процессов предприятий, разносить оперативные и бухгалтерские документы по показателям бюджета, как сотруднику финансовой службы, так и бухгалтеру, который обрабатывает документы с помощью функции типовых хозяйственных операций.
Система также предусматривает возможность внесения данных вручную для неавтоматизированных подразделений фирмы, а также по некоторым статьям бюджета.
Четвертый этап - анализ исполнения бюджета
Для данного анализа в модуле по управлению бюджетом реализована возможность сравнения:
- фактических и плановых данных текущего или прошлых периодов;
- расчета процентного отклонения фактических и плановых данных по статьям;
- получения отчетов план-факт по аналитическим разрезам.
Пятый этап - проведение корректировок бюджета
Встроенные в системе инструменты гибкого финансового бюджетирования позволяют по результатам анализа исполнения бюджета и с учетом фактических данных провести необходимые корректировки бюджетов на последующие периоды. В модуле реализована возможность корректировок методом скользящего планирования по определенным статьям, а также сохранение всех бюджетов до и после проведения всех корректировок для выполнения их сравнения, что позволяет детально проанализировать всю необходимую информацию и оперативно принимать управленческие решения.
Наша система по автоматизации бюджетирования предоставит Вам широкие возможности по управлению бюджетом, а именно:
- построение консолидированных бюджетов в автоматическом режиме по организационной структуре предприятия любой сложности, от холдинга до структуры отделов и/или подразделений;
- согласование бюджетов и хранения данных по всем этапам процедуры в автоматическом режиме;
- формирование плановых показателей бюджетов по оперативным планам системы (например, формирование бюджетов на базе календарных планов договоров);
- возможность формирования и анализа различных вариантов бюджетов;
- гибкие настройки аналитических признаков статей, а также их визуального представления в типовых видах бюджетов;
- агрегирование бюджетов по нескольким вариантам организационной структуры (например, по структуре юр.лиц и по структуре функционального подчинения);
- формирование фактических показателей бюджетов на основе бухгалтерских и оперативных данных системы в автоматическом режиме;
- гибкие настройки представления форм бюджетов для подразделений;
- распределение данных статей одного бюджета по статьям другого бюджета (необходимо для расчета налогов при использовании моделей распределения по центрам ответственности);
- разграниченный доступ для пользователей к различным вариантам бюджетов и их копиям, реализованный механизмом областей видимости, стадий и масок управления бюджетом.
Также мы предлагаем реализовать весь необходимый функционал в системе конкретно под работу Вашей компании. Работая с нами, Вы обеспечите себя консультациям, тех.поддержкой и гарантийным сроком эксплуатации нашего продукта.
Хотите внедрить в своей организации CRM или получить бесплатную консультацию? Тогда звоните нам по телефону: +7(843)202-38-93