Простое управление бюджетом с ERP системой

Наша система предназначена для автоматизации управления финансами Вашей компании, в том числе автоматизации бюджетирования на всех его этапах:

• составление и планирование бюджета, а также моделирование его различных вариантов;
• согласование и последующее утверждение;
• формирование фактических показателей;
• анализ исполнения;
• проведение необходимых корректировок.

Функции модуля позволяют решать актуальные для каждого этапа задачи, что существенно облегчает финансовое бюджетирование.

Этапы управления бюджетом в ERP системе

Первый этап - составление (планирование бюджета)

Плановые данные для различных статей бюджета формируются следующим образом:

• на основе экспертных и статистических данных. Экспертные данные необходимо вводить в систему вручную. Статистические данные могут быть основаны на: данных за прошлые периоды, обработке информации находящейся вне системы, специальных статистических исследованиях, экспертных оценках и т.д.;
• на основе данных за прошлый период с поправками на динамику внешнего фактора, который влияет на данную группу статей или данную статью. Внешними факторами могут быть: индекс инфляции, индекс цен, индекс сезонных колебаний спроса и т.д. В системе по управлению бюджетом представлена возможность установки нескольких вариантов изменения значений (вариантов поведения) какого-либо фактора. При описании статьи функциональность модуля позволяет указать от одного до нескольких внешних факторов, которые влияют на нее;
• на основе плановых данных из модуля «Управление договорами», с которым тесно переплетается система автоматизации финансового бюджетирования, и в котором содержатся данные по календарным планам всех платежей и отгрузок по всем договорам;
• формирование способом расчета. Определенные статьи, например: налоги, прибыль, статьи движения денежных средств и т.д., могут рассчитываться с помощью формул из других показателей бюджета.

Посредством нашей системы Вы сможете сделать финансовое бюджетирование более гибким, и тем самым упростить выбор направления в развитии Вашей компании еще на этапе планирования бюджета. На данном этапе в модуле могут быть доступны несколько вариантов бюджета, которые отражают различные сценарии изменения ситуаций, влияющих на бюджет и развитие фирмы. Например, оптимистичный вариант бюджета будет соответствовать определенным: увеличению продаж, прогнозу курсов валют и т.д. В свою очередь пессимистичный вариант будет соответствовать определенному увеличению затрат на сырье, падению продаж и т.д.

Второй этап - согласование и утверждение бюджета

Данный этап управления бюджетом представляет собой итерационную процедуру. Система предоставляет возможность хранения и сравнивания данных по всем итерациям согласования.

Для понимания полной картины финансового бюджетирования с помощью нашей системы рассмотрим пример одного из возможных вариантов согласования бюджета.

В подразделениях компании сформировали бюджеты, далее в финансовом управлении фирмы (холдинга) сформированные данные автоматически агрегировали. После этого получили критические показатели (прибыль, чистый денежный поток) и приняли решение о корректировке (например, уменьшении) бюджетов подразделений.

Сделали корректировки некоторых показателей бюджетов, при этом возможно корректирование «статьи верхнего уровня», например:

• уменьшение расходов по всему подразделению, без детализации подстатей;
• корректировка данных за квартал без помесячной разбивки.

После этого опять получили критические показатели, а бюджет с проведенными корректировками «спустили» вниз, где в каждом подразделении провели сравнение высланных изначальных вариантов бюджетов и полученных корректированных. Каждое подразделение производит необходимые корректировки своего бюджета, чтобы он отвечал сформированным данным присланным «сверху».

В результате нескольких итераций данный этап управления бюджетом заканчивается формированием обязательного к исполнению варианта бюджета.

Третий этап - формирование фактических показателей бюджета

Для формирования данных показателей могут использоваться:

• данные из бухгалтерского модуля системы;
• оперативные данные системы.

В первом случае для использования данных в модуле «Управление бюджетом» необходимо произвести настройку расчета фактических показателей бюджета с помощью настраиваемых алгоритмов обработки бухгалтерской информации системы. Например, фактический результат по статье «НДС, к перечислению в бюджет» может вычисляться по формуле:

=Сальдо на начало 68 счета + Обороты по Кредиту 68 счета - Обороты по Дебету 68 счета

В случае, если для финансового бюджетирования необходим более высокий уровень детализации, то второй вариант предусматривает разноску бухгалтерских документов (акты на получение векселей, входящие платежи, платежные поручения и т.д.) и оперативных документов (накладные, акты выполненных работ и т.д.) по показателям бюджета.

Наша система по автоматизации бюджетирования позволяет, в зависимости от бизнес-процессов предприятий, разносить оперативные и бухгалтерские документы по показателям бюджета, как сотруднику финансовой службы, так и бухгалтеру, который обрабатывает документы с помощью функции типовых хозяйственных операций.

Система также предусматривает возможность внесения данных вручную для неавтоматизированных подразделений фирмы, а также по некоторым статьям бюджета.

Четвертый этап - анализ исполнения бюджета

Для данного анализа в модуле по управлению бюджетом реализована возможность сравнения:

• фактических и плановых данных текущего или прошлых периодов;
• расчета процентного отклонения фактических и плановых данных по статьям;
• получения отчетов план-факт по аналитическим разрезам.

Пятый этап - проведение корректировок бюджета

Встроенные в системе инструменты гибкого финансового бюджетирования позволяют по результатам анализа исполнения бюджета и с учетом фактических данных провести необходимые корректировки бюджетов на последующие периоды. В модуле реализована возможность корректировок методом скользящего планирования по определенным статьям, а также сохранение всех бюджетов до и после проведения всех корректировок для выполнения их сравнения, что позволяет детально проанализировать всю необходимую информацию и оперативно принимать управленческие решения.

Наша система по автоматизации бюджетирования предоставит Вам широкие возможности по управлению бюджетом, а именно:

• построение консолидированных бюджетов в автоматическом режиме по организационной структуре предприятия любой сложности, от холдинга до структуры отделов и/или подразделений;
• согласование бюджетов и хранения данных по всем этапам процедуры в автоматическом режиме;
• формирование плановых показателей бюджетов по оперативным планам системы (например, формирование бюджетов на базе календарных планов договоров);
• возможность формирования и анализа различных вариантов бюджетов;
• гибкие настройки аналитических признаков статей, а также их визуального представления в типовых видах бюджетов;
• агрегирование бюджетов по нескольким вариантам организационной структуры (например, по структуре юр.лиц и по структуре функционального подчинения);
• формирование фактических показателей бюджетов на основе бухгалтерских и оперативных данных системы в автоматическом режиме;
• гибкие настройки представления форм бюджетов для подразделений;
• распределение данных статей одного бюджета по статьям другого бюджета (необходимо для расчета налогов при использовании моделей распределения по центрам ответственности);
• разграниченный доступ для пользователей к различным вариантам бюджетов и их копиям, реализованный механизмом областей видимости, стадий и масок управления бюджетом.

Также мы предлагаем реализовать весь необходимый функционал в системе конкретно под работу Вашей компании. Работая с нами, Вы обеспечите себя консультациям, тех.поддержкой и гарантийным сроком эксплуатации нашего продукта.

Хотите внедрить в своей организации CRM или получить бесплатную консультацию? Тогда звоните нам по телефону: +7(843)202-38-93