По общему правилу если стоимость компьютера не превышает 40000 руб., то списать его в бухучёте можно единовременно как материальный запас (п. 5 ПБУ/6/01). При расчёте налога на прибыль такое имущество также списывают единовременно. Именно так вы можете поступить, купив недорогой ноутбук или планшет. Если же компьютер стоит дороже, то его надо амортизировать.
Но всегда возникает вопрос, как учитывать компьютер, состоящий из нескольких частей, например монитора и системного блока? Общая сумма расходов на такой компьютер чаще всего превышает 40000 руб. В Налоговом кодексе и в законодательстве о бухучёте нет чёткого ответа на этот вопрос. Поэтому вы можете выбрать один из вариантов: учитывать всё как единый объект либо списывать составляющие по отдельности.
Самое главное преимущество этого способа состоит в том, что он не вызовет никаких вопросов у налоговиков. Ведь уже много лет подряд чиновники высказывают одно и то же мнение: отдельные части компьютера являются единым объектом. По их мнению, основное средство — это объект со всеми его частями и принадлежностями. Об этом сказано в ПБУ 6/01. И каждая составляющая не может работать сама по себе. Такая позиция приведена, к примеру, в письме Минфина России от 14 ноября 2008 г. №03-11-04/2/169 и актуальна до сих пор.
Этот вариант можно применять как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте. Если общая стоимость всех частей составит не более 40000 руб., вы спишете всю сумму расходов единовременно. В бухучёте отразите такое имущество на счёте 10. А в налоговом включите в состав материальных расходов в тот момент, когда спишите компьютер в эксплуатацию. При этом оформите первичку, предназначенную для материалов. Это может быть приходный ордер унифицированной формы №М-4 или документ, утверждённый Председателем правления кооператива.
Если же стоимость всех частей компьютера превышает 40000 руб., то расходы надо будет списывать равномерно. Все части компьютера в этом случае являются одним объектом. Поэтому на него оформляйте один первичный документ — инвентарную карточку по форме №ОС-6 или первичку, которую утвердил директор кооператива. В учёте соберите все части на счёте 08. А затем спишите общую стоимость компьютера на счёт 01. В налоговом учёте принимайте компьютер к учёту как амортизируемое имущество.
Отметим, что учёт компьютера в качестве единого объекта безопасен. Но иногда невыгоден (если общая стоимость всех составляющих больше 40000 руб., а каждой в отдельности меньше) и неудобен. Так, если вы решите в будущем модернизировать компьютер, менять устаревшие части, то скорее всего надо будет пересчитывать стоимость всего компьютера.
Этот вариант учёта также неудобен, если в компании мониторы часто компонуют с разными системными блоками. Например, сначала используют в паре с одними системными блоками, а потом с другими.
Кроме того, иногда системный блок устанавливают как сервер к нескольким компьютерам или мониторам. Такой нестандартный набор вообще невозможно учесть в качестве единого объекта. Во всех случаях у вас есть основания учитывать составляющие компьютера отдельно.
Обычно запчасти для компьютера стоят не дороже 40000 руб. Поэтому, учитывая компьютер по частям, у вас есть возможность списать составляющие единовременно, не начисляя при этом амортизацию.
Но такой вариант может вызвать у налоговиков вопросы. Чтобы проверяющих устроил ваш способ учёта, подготовьте чёткие аргументы, почему вы не стали компьютер соединять в один объект. Все эти доводы представьте в учётной политике или отдельном приказе Председателя.
Перечислим возможные аргументы. Во-первых, отдельные составные части не всегда работают как единый объект. В кооперативе монитор могут установить сначала одному сотруднику, а потом переставить другому. А по мере обновления техники старые компьютеры перемещаются в другим работникам.
Во-вторых, у разных частей компьютера сроки службы могут существенно различаться. В этом случае объекты надо учитывать отдельно. На это прямо указывает п. 6 ПБУ 6/01. Все части вычислительной техники относятся ко второй амортизационной группе. Поэтому срок может составить от 25 до 36 мес. Установите сроки, которые будут существенно отличаться. К примеру, на монитор — срок, равный 25 мес. А системному блоку — 35 мес.
Кстати, такой аргумент помог одной организации выиграть в суде. Судьи посчитали, что различные сроки являются достаточным доказательством того, что компьютер можно было не учитывать как единый инвентарный объект. Причём как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте (определение ВАС РФ от 16 мая 2008 г. №6047/08).
В случае выхода компьютера из строя кооператив вынужден приобрести новый монитор, системный блок или комплектующие. Во всех этих случаях речь идёт о ремонте компьютера. А значит, расходы на покупку новых частей можно списать как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте единовременно (п. 14 ПБУ 6/01, ст. 260 НК РФ).
Чиновники с этим давно не спорят (письмо Минфина России от 9 октября 2006 г. №01-01-04/4/156). Ведь если расходы направлены на то, чтобы поддерживать компьютер в рабочем состоянии, то это ремонт.
Другое дело, когда кооператив обновляет компьютеры или их части в связи с моральным износом. Тогда речь идёт о модернизации. Это вывод чиновники давно сделали в письме Минфина России от 6 ноября 2009 г. №03-03-06/4/95. Как нам удалось выяснить, мнение специалистов финансового ведомства с тех пор не поменялось.
Причём учёт расходов на обновление зависит от того, как изначально вы учитывали компьютер — в качестве единого объекта или в виде самостоятельных частей.
Прежде чем списывать в учёте новые части компьютера, надо решить вопрос, что делать с теми, которые надо заменить. Ведь они могут быть не списаны до конца. В этом случае проведите ликвидацию устаревшей техники. Недосписанную амортизацию в налоговом учёте относите к внереализационным расходам (подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ). А в бухучёте остаточную стоимость спишите в прочие расходы на счёт 91. Основанием для списания расходов по ликвидации является акт на списание по форме №ОС-4 или первичный документ, разработанный компанией.
Новую часть компьютера принимайте к учёту в обычном порядке. Так, если купленный объект стоит дороже 40000 руб., это будет основное средство. Его надо амортизировать в бухгалтерском и налоговом учёте. Покупки дешевле 40000 руб. получится списать единовременно как материалы.
С устаревшими частями компьютера поступайте так же — их необходимо ликвидировать. Оставшуюся стоимость таких составляющих необходимо списывать во внереализационные расходы при расчёте налога на прибыль. А в бухучёте — в состав прочих расходов. Если же вы списали всю первоначальную стоимость компьютера, то расходв в виде остаточной стоимости у вас не будет.
А что делать с новыми частями компьютера? Если происходит модернизация, то расходы на неё увеличивают стоимость компьютера. Причём как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте. Но порядок расчёта амортизации будет отличаться.
Начнём с ситуации, когда первоначальная стоимость компьютера изначально была менее 40000 руб. В связи с этим вы сразу же списали имущество на расходы. А возможно, что компьютер вы полностью самортизировали, т. е. остаточная стоимость равна нулю. Во всех этих случаях вы вправе определить самостоятельно, как долго станете списывать расходы на модернизацию в бухучёте. Никаких специальных правил тут нет. Если же срок амортизации ещё не закончился, тогда списывайте расходы на модернизацию с учётом оставшегося срока службы.
Налоговый учёт. В налоговом учёте норму амортизации пересчитывать рискованно. Чиновники настаивают, что расходы на модернизацию необходимо продолжать списывать по старой норме (письмо Минфина России от 3 октября 2013 г. №03-03-06/1/40974).
